Bạn đã bao giờ ngồi họp hai tiếng liền rồi đứng dậy với cái lưng rã rời chưa? Đội ngũ chúng tôi gặp cảnh này khá thường xuyên khi khảo sát văn phòng cho khách. Có những cuộc họp còn chưa đến hồi kết mà người ngồi đã không còn theo nổi nội dung. Lúc đó, vấn đề thường không nằm ở chủ đề, mà nằm ở chiếc ghế họ đang ngồi.
Bài viết này tổng hợp những điều chúng tôi hay dặn khách trước khi họ chốt đơn. Chọn ghế ngồi phòng họp không quá phức tạp, nhưng cần đi đúng trình tự. Làm ngược thứ tự, bạn rất dễ phải thay ghế sau vài tháng sử dụng.
Vì sao ghế ngồi phòng họp ảnh hưởng đến cả cuộc họp?
Nhiều người coi ghế chỉ là món nội thất phụ. Thực tế, ghế tác động trực tiếp đến mức độ tập trung. Khi người tham dự liên tục xoay người tìm tư thế, sự chú ý bị chia nhỏ. Ý kiến dần ngắn lại, và ít ai muốn tranh luận sâu vì ai cũng mong buổi họp sớm kết thúc.
Ghế còn ảnh hưởng đến ấn tượng với khách. Có lần chúng tôi đến một văn phòng có phòng họp rộng, bàn đẹp nhưng ghế cứng và lệch tông màu. Khách vừa bước vào đã cảm nhận được sự thiếu đồng bộ. Ngược lại, một bộ ghế êm, dáng gọn, màu hài hòa khiến doanh nghiệp trông nghiêm túc hơn hẳn. Đó là thứ người ngồi cảm nhận được ngay, dù không ai nói ra.
Vì vậy, đừng mua theo cảm tính. Hãy hiểu nhu cầu thật của phòng họp trước khi xem bất kỳ mẫu nào.
Xác định nhu cầu sử dụng trước khi chọn
Bắt đầu từ câu hỏi đơn giản: phòng này dùng để làm gì? Một phòng chỉ đón sáu người mỗi tuần một lần cần tiêu chí khác hẳn phòng có hai mươi người họp mỗi ngày. Số người, tần suất và thời lượng là ba thông số bạn nên ghi ra giấy ngay từ đầu.
Mục đích cuộc họp cũng quyết định loại ghế. Buổi báo cáo một chiều cần ghế gọn, ngồi nhìn lên màn hình được lâu. Buổi đàm phán lại cần ghế đủ đầy, tạo cảm giác thoải mái để người ngồi giữ bình tĩnh.
Đừng quên không gian. Phòng nhỏ mà kê ghế cồng kềnh khiến việc đứng dậy trở nên chật vật. Phòng rộng mà ghế quá nhỏ thì trông trống trải và thiếu cân đối.
Các nhóm ghế thường gặp
Thị trường có nhiều kiểu ghế, mỗi loại hợp một bối cảnh riêng. Đội ngũ thường tư vấn theo ba nhóm chính.
Ghế lưng cao bọc da mang vẻ sang trọng, rất hợp phòng giám đốc hay khu tiếp khách. Nhược điểm là da khá nặng, giá cao và cần chăm sóc kỹ. Chúng tôi từng thấy một văn phòng mua ghế da cho cả phòng họp đông người. Chỉ sau một năm, họ phải lau dọn liên tục vì vết bẩn bám khá nhanh.
Ghế lưới thoáng khí hơn hẳn. Khi phòng họp đông và điều hòa không đều, lưng người ngồi dễ đổ mồ hôi. Ghế lưới giảm cảm giác bí và dễ vệ sinh hơn, nên được nhiều khách có phòng họp dùng hằng ngày ưa chuộng.
Ghế bọc vải có tay vịn là lựa chọn cân bằng, phù hợp phòng họp nội bộ nhỏ, nơi người dùng vừa ghi chép vừa ngồi lâu.
Tay vịn: có hay không?
Tay vịn không phải thứ bắt buộc, mà phụ thuộc thói quen. Người hay gõ máy tính hoặc ghi chép thường thấy tay vịn đỡ cánh tay, giảm mỏi vai. Người thường xuyên xoay người, đứng lên ngồi xuống lại thấy tay vịn vướng víu.
Gợi ý thực tế: hãy quan sát một cuộc họp điển hình trong phòng bạn. Nếu phần lớn người tham dự làm việc trên bàn, tay vịn sẽ có ích. Nếu họ chủ yếu nghe và phát biểu, ghế không tay vịn sẽ gọn gàng hơn.
Chất liệu và độ bền
Đây là phần người mua hay bỏ qua nhất. Ghế mới nào trông cũng đẹp, nhưng sau vài tháng sử dụng, khác biệt về chất lượng sẽ lộ ra.
Khung kim loại thường chắc và chịu lực tốt. Khung nhựa kỹ thuật nhẹ, dễ di chuyển, nhưng cần chọn loại đủ dày, nếu không sẽ nứt sau một thời gian.
Đệm mút mật độ cao giữ form lâu hơn. Mút kém chất lượng xẹp nhanh, ngồi vào thấy lún và dễ đau lưng. Bạn nên nhấn thử phần đệm ngay tại chỗ trước khi quyết định.
- Khung: ưu tiên kim loại hoặc nhựa kỹ thuật dày.
- Đệm: mút mật độ cao, nhấn thử xem có hồi lại nhanh không.
- Bọc: chọn chất liệu dễ lau chùi nếu phòng họp đông người.
Ergonomic: ngồi lâu vẫn dễ chịu
Ergonomic nói về thiết kế phù hợp với cơ thể người. Một chiếc ghế đạt chuẩn này giúp người ngồi ít mỏi hơn khi phải ngồi lâu, và đó là điều chúng tôi thấy rõ nhất khi theo dõi các cuộc họp kéo dài.
Tựa lưng cần đỡ được vùng thắt lưng, nơi dễ đau nhất. Tựa lưng thấp và phẳng khiến cột sống tự gồng để giữ thân, và sau hai tiếng cảm giác đó rất rõ rệt.
Khả năng điều chỉnh độ cao và độ nghiêng cho phép mỗi người tìm tư thế riêng. Hai người cùng dùng một chiếc ghế nhưng thiết lập khác nhau là chuyện hoàn toàn bình thường.
Bánh xe cũng đáng để ý. Sàn gỗ và sàn gạch cần loại bánh khác nhau. Dùng sai loại vừa gây tiếng kéo khó chịu, vừa làm xước sàn.
Tính ngân sách đúng cách
Khi lập ngân sách, đừng chỉ nhìn giá một chiếc ghế. Tổng chi phí là số lượng nhân với đơn giá, cộng thêm vận chuyển, lắp đặt và bảo hành. Có nhà cung cấp báo giá thấp nhưng tính phí giao hàng và lắp ráp khá cao, nên khoản chênh lệch có thể lớn hơn bạn nghĩ.
Khi so sánh các báo giá, hãy yêu cầu tách rõ từng khoản. Một báo giá chi tiết thường đáng tin hơn con số tròn trịa không kèm giải thích.
Khi làm việc với nhà cung cấp, hỏi kỹ thời gian giao hàng, phí lắp đặt và điều kiện bảo hành. Đây là những điểm dễ phát sinh chi phí nhất nếu không hỏi từ đầu.
Những sai lầm chúng tôi hay gặp
Có vài lỗi lặp đi lặp lại trong các dự án của đội ngũ. Biết trước sẽ giúp bạn tránh được phần lớn rắc rối.
Lỗi đầu tiên là chỉ nhìn ảnh mà không ngồi thử. Cảm giác thật khác nhiều so với ảnh chụp, nên hãy ngồi thử ít nhất mười phút, đổi vài tư thế và để ý xem lưng có được đỡ đúng chỗ không.
Lỗi thứ hai là mua đúng số lượng cần dùng mà không dự phòng. Khi một chiếc hỏng, mẫu cũ có thể đã ngừng sản xuất, việc phối thêm ghế mới sẽ lệch tông và trông rất thiếu nhất quán.
Lỗi thứ ba là màu sắc không khớp nội thất. Bàn gỗ tối màu kèm ghế nhựa trắng sáng sẽ trông lạc lõng ngay lập tức.
Bố trí ghế để cuộc họp hiệu quả hơn
Ghế đẹp mà bố trí sai vẫn khó chịu. Khoảng cách giữa các ghế cần đủ rộng để người ngồi đứng dậy hay đi qua mà không phải nghiêng người. Chúng tôi thường đo khoảng này trước khi đặt hàng, vì sau khi lắp xong thì rất khó sửa.
Cách xếp bàn ảnh hưởng đến giao tiếp. Hình chữ U hợp cuộc họp cần thảo luận nhiều. Bàn dài thường dùng cho báo cáo một chiều. Dãy ghế hướng lên phù hợp khi có người trình bày đứng trước.
Ánh sáng và điều hòa cũng góp phần. Phòng tối và lạnh khiến người ngồi dễ buồn ngủ, còn quá nóng thì mất tập trung. Hãy cân nhắc những yếu tố này cùng lúc với việc chọn ghế.
Bảo quản để ghế bền lâu
Ghế phòng họp là khoản đầu tư không nhỏ, nên bảo quản đúng cách là việc đáng làm. Mỗi chất liệu có cách vệ sinh riêng, đừng dùng một loại hóa chất cho tất cả. Bọc vải và bọc da cần những cách lau khác nhau hoàn toàn.
Mỗi quý, hãy kiểm tra bánh xe, ốc vít và cơ cấu điều chỉnh. Phát hiện lỏng lẻo sớm sẽ tránh được hỏng hóc lớn về sau, và thường chỉ cần siết lại vài con ốc là ổn.
Hạn chế để ghế tiếp xúc nắng trực tiếp lâu ngày. Nắng gắt làm bọc phai màu và khiến một số chi tiết nhựa giòn đi theo thời gian.
Những thắc mắc thường gặp
Cuộc họp kéo dài trên hai giờ nên chọn ghế nào?
Ưu tiên ghế có tựa lưng hỗ trợ thắt lưng và điều chỉnh được độ cao. Ghế lưới cũng là lựa chọn tốt vì thoáng khí, giúp người ngồi bớt khó chịu khi ngồi lâu.
Ghế có tay vịn hay không tay vịn thì hơn?
Tùy thói quen người dùng. Nếu phần lớn thời gian họp là ghi chép hoặc làm việc trên máy, tay vịn sẽ hữu ích. Nếu hay xoay người và đứng dậy liên tục, ghế không tay vịn linh hoạt hơn.
Làm sao kiểm tra chất lượng ghế trước khi mua?
Ngồi thử ít nhất mười phút, kiểm tra độ chắc của khung và cơ cấu điều chỉnh. Hỏi kỹ về loại mút và chất liệu khung. Nhà cung cấp uy tín thường sẵn lòng giải thích từng chi tiết.
Ghế phòng họp thường được bảo hành bao lâu?
Thời gian tùy nhà sản xuất và từng bộ phận. Khung và cơ cấu thường có thời hạn dài hơn đệm và lớp bọc. Hãy đọc kỹ điều kiện bảo hành trước khi ký hợp đồng.
Có nên mua ghế đồng bộ cho cả phòng không?
Nên, để phòng họp gọn gàng và chuyên nghiệp. Khu tiếp khách riêng có thể dùng mẫu cao cấp hơn một chút, miễn là hài hòa về màu sắc với phần còn lại.
Nếu đang phân vân giữa vài mẫu, hãy bắt đầu từ nhu cầu thực tế của phòng họp rồi đối chiếu với ngân sách. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng ngồi thử trước khi quyết định, vì đó là cách chắc chắn nhất để biết chiếc ghế có thật sự phù hợp hay không. Bạn có thể tham khảo các mẫu ghế phòng họp chất lượng để có thêm lựa chọn khi so sánh.
